What is an ombudsman

An ombudsman is an independent service that investigates and resolves complaints. Ombudsman schemes are free to use and impartial in their investigations – so they don’t take sides. They make decisions based on what is fair.

As well as providing redress for an individual, an ombudsman also identifies any systemic issues and provides feedback to help improve services and complaint handling.

There are different ombudsman schemes covering different sectors. You can find which ombudsman can help you at Find an Ombudsman.

An ombudsman is always free to use for a member of the public. They receive their funding either from parliament or from a levy on the businesses in their jurisdiction.

Different ombudsman schemes have different powers. All ombudsman schemes have the power to investigate and make decisions on complaints. Their decisions could include recommendations to apologise, to change processes or procedures, or to pay compensation for distress and inconvenience. An ombudsman will usually have powers to compel organisations to provide information and the power to share relevant information with regulators, the police, and other enforcement bodies if necessary.

Whilst ombudsman schemes are not regulatory or enforcement bodies, some ombudsman schemes will have the ability to ensure their decisions are enforced through the Courts. Increasingly, ombudsman schemes have the power to set standards for complaint handling within their sector and it is best practice for them to have the power to start an investigation on their own initiative, rather than wait for a complaint to be made.

The decisions made by ombudsman schemes that deal with complaints about private businesses are legally binding, if the complainant accepts the decision. If the complainant does not accept the ombudsman’s decision, they can pursue the matter in Court instead.

It is not common for the recommendations of ombudsman schemes that deal with complaints about public services to be binding. Usually, over 99% of those recommendations are accepted. If they are not, an ombudsman usually has a power for their report to be considered by parliament. This allows parliament to carry out their duty of scrutinising government and holding them to account.  

Which ombudsman can help you depends on which country you live in and which sector your complaint is about. You can find which ombudsman can help you at Find an Ombudsman.

Download a PDF guide to ombudsman offices in the UK (opens in new tab).

Download a PDF guide to ombudsman offices in Ireland (opens in new tab).

There are typically three ways in which ombudsman schemes are created:

1. An ombudsman scheme is created by parliament via legislation, giving them compulsory jurisdiction over a certain sector, for example the UK Financial Ombudsman Service, the Public Services Ombudsman for Wales, or the Parliamentary & Health Service Ombudsman.
2. A requirement for a certain sector to be covered by an ombudsman is stipulated in legislation but a specific organisation is not created. Ombudsman schemes that operate in those sectors, such as the Property Ombudsman or the Energy Ombudsman, are not statutory bodies but are underpinned by legislation.
3. A voluntary ombudsman scheme is set up in a sector, often with support from a trade association or industry body, for example the Motor Ombudsman, the Furniture & Home Improvement Ombudsman, or the Waterways Ombudsman.

Regardless of how the ombudsman is created, all ombudsman schemes must meet the Ombudsman Association’s criteria of: Independence; Fairness; Effectiveness, Openness & Transparency; and Accountability. 

The rules an ombudsman has to follow in terms of their jurisdiction and powers will be set out in their legislation and / or other governance documents.

All members of the Ombudsman Association have to meet our criteria of: Independence; Fairness; Effectiveness, Openness & Transparency; and Accountability.

They also have to publish their service standards and report against them. What we consider to be best practice is set out in our Service Standards Framework.

There are protections in place in the UK and in Ireland as to how and when an organisation can use the term ‘ombudsman’.

In the UK, a company cannot use the protected term ‘ombudsman’ unless permitted to do so by Companies House (opens in new tab) and the UK Cabinet Office’s Guidance for government departments on setting up Ombudsman schemes (opens in new tab) sets out when it is appropriate for a public body to use the title ‘ombudsman’. Both recognise the Ombudsman Association’s membership criteria as representing best practice.

In Ireland, the Ombudsman Amendment Act 2012 (opens in new tab) prohibits use of the title ‘ombudsman’ unless authorised by the Oireachtas and requires the relevant Minister to consult the Office of the Ombudsman on any proposal to use it.

It is a key aspect of the Ombudsman Association’s criteria that an ombudsman should be accountable for the service they provide. Depending on the sector and country they operate in, that accountability can be to a parliament (through a Committee which scrutinises their performance), to a regulator, or to a government department.  

Ombudsman schemes publish annual reports and accounts setting out how they have performed against their service standards. They are also required to publish information in that report on any complaints about their own service, or legal challenges against them, and what improvements they have made as a result.

All members of the Ombudsman Association will have in place a process that you can use to complain about the level of service you have received. Information on that process and how to access it will be publicly available on their website.

The Ombudsman Association has no role in the day-to-day activities or service provided by our members and does not deal with complaints about their service or their decisions.

As an ombudsman is the final stage of the complaints process their decisions cannot be ‘appealed’. If the ombudsman is a public body their final decision can be challenged through the Judicial Review process. In the consumer / private sector, you always retain your consumer rights to take the business to Court instead if you are unhappy with the final decision of an ombudsman. You can find further information about when ombudsman decisions have been challenged through judicial review in the Case Law Database (opens in new tab).

Ombudsman schemes are a form of ‘inquisitorial adjudication’ and there are significant benefits of an ombudsman over other ‘simple’ forms of adjudication or mediation. Ombudsman schemes:

• Are free for the public to use;
• Provide advice and signposting to the public;
• Take an inquisitorial approach when investigating, seeking further information and evidence when necessary;
• Make recommendations for improvement in service provision, beyond simply resolving the individual dispute;
• Have the ability to address systemic issues across the sector; and
• Share data and information for use by policy makers, the public, and regulatory and enforcement bodies.

Whilst there are no formal qualifications required for caseworkers at an ombudsman scheme, our Caseworker Competency Framework sets outs the key capabilities that we believe caseworkers need to be successful.

The Framework was developed following a detailed research and consultation exercise and provides a model that our members can use to embed best practice in their own organisation.

Is seirbhís neamhspleách í seirbhís ombudsman a dhéanann gearáin a imscrúdú agus a réiteach. Is féidir leas a bhaint as seirbhís ombudsman gan aon táille a íoc; bíonn siad neamhchlaonta agus iad i mbun imscrúduithe – mar sin ní bhíonn fabhar acu do thaobh amháin ná do thaobh. Is ar chothrom na Féinne a bhíonn a gcuid cinntí bunaithe.

Chomh maith le deis sásaimh a thabhairt do dhuine aonair, aimsíonn seirbhís ombudsman deacrachtaí córasacha a d’fhéadfadh a bheith ann agus tugann sí aiseolas ionas go gcuirfear feabhas ar sheirbhísí agus ar an gcaoi a láimhseáiltear gearáin.

Tá seirbhísí éagsúla ombudsman ann agus tagann earnálacha éagsúla faoi scáth na seirbhísí sin go léir. Is féidir teacht ar an ombudsman atá in ann cabhrú leatsa ag Fáigh Ombudsman.

Is féidir le duine den phobal seirbhís ombudsman a úsáid ar bhonn saor in aisce i gcónaí. Faigheann na seirbhísí ombudsman a maoiniú ón bparlaimint nó ó thobhach a ghearrtar ar na gnólachtaí ina ndlínse féin.

Ní hionann na cumhachtaí atá ag na seirbhísí éagsúla ombudsman. Tá sé de chumhacht ag gach seirbhís ombudsman gearáin a imscrúdú agus cinntí a dhéanamh ina dtaobh. I measc na gcinntí a d’fhéadfaidís a dhéanamh, d’fhéadfaidís moladh a dhéanamh gur cheart leithscéal a ghabháil, próisis nó nósanna imeachta a athrú, nó cúiteamh a íoc as anacair agus as míchaoithiúlacht. Bíonn cumhachtaí ag ombudsman, de ghnáth, iallach a chur ar eagraíochtaí faisnéis a chur ar fáil agus faisnéis ábhartha a chomhroinnt le rialtóirí, leis na póilíní, agus le comhlachtaí forfheidhmithe eile, más gá.

Cé nach comhlachtaí rialála nó forfheidhmithe iad seirbhísí ombudsman, bíonn sé ar chumas roinnt de na seirbhísí ombudsman deimhin a dhéanamh de go ndéantar a gcinntí a fhorfheidhmiú sna Cúirteanna. Tá sé de chumhacht ag a lán de na seirbhísí ombudsman ar na saolta seo caighdeáin a shocrú maidir le gearáin a láimhseáil san earnáil a mbaineann siad leo, agus is é an dea-chleachtas atá i réim go mbeadh de chumhacht acu imscrúdú a thosú ar a dtionscnamh féin, seachas fanacht go ndéanfaí gearán.

Cinntí a dhéanann seirbhísí ombudsman a dhéileálann le gearáin faoi ghnóthaí príobháideacha, bíonn siad ina gceangal dlí, má ghlacann an gearánach leis an gcinneadh. Mura nglacann an gearánach le cinneadh an ombudsman, is féidir leis/léi leanúint leis an ábhar sa Chúirt ina ionad sin.

Maidir le moltaí ó sheirbhísí ombudsman a dhéileálann le gearáin faoi sheirbhísí poiblí, ní minic a bhíonn siad sin ina gceangal dlí. De ghnáth, glactar le breis agus 99% de na moltaí sin. Mura nglactar leo, bíonn de chumhacht ag ombudsman go hiondúil an tuarascáil a rinne sé a chur faoi bhráid na parlaiminte. Dá réir sin, bíonn ar chumas na parlaiminte a dualgas – grinnscrúdú a dhéanamh ar an rialtas agus an rialtas a thabhairt chun cuntais – a chur i gcrích. 

Maidir le cé acu ombudsman ar féidir leis cabhrú leatsa, tá sé seo ag brath ar an tír ina bhfuil cónaí ort agus ar an earnáil lena mbaineann do ghearán. Is féidir teacht ar an ombudsman atá in ann cabhrú leatsa ag Fáigh Ombudsman.

Is féidir treoir PDF maidir leis na hoifigí ombudsman in Éirinn a íoslódáil (Osclaítear i dtáb nua).

De ghnáth, bíonn trí bhealach ann ina gcruthaítear seirbhísí ombudsman:

1. Cruthaíonn an pharlaimint seirbhís ombudsman le reachtaíocht, agus tugtar dlínse éigeantach don tseirbhís sin ar earnáil áirithe, mar shampla Seirbhís Ombudsman Airgeadais na Ríochta Aontaithe, Ombudsman Seirbhísí Poiblí na Breataine Bige, nó an tOmbudsman Parlaiminte agus Seirbhíse Sláinte.
2. Leagtar síos i reachtaíocht go gcaithfidh earnáil áirithe a bheith faoi scáth ombudsman, ach ní chruthaítear eagraíocht ar leith. Na scéimeanna ombudsman a fheidhmíonn sna hearnálacha sin, amhail an tOmbudsman Maoine nó an tOmbudsman Fuinnimh, ní comhlachtaí reachtúla iad ach tá reachtaíocht mar bhonn taca leo.
3. Bunaítear scéim dheonach ombudsman in earnáil faoi leith, go minic le tacaíocht ó chomhlachas trádála nó ó chomhlacht tionscail, mar shampla an tOmbudsman Mótair, an tOmbudsman Troscáin agus Feabhsúcháin Baile, nó an tOmbudsman Uiscebhealaí.

Beag beann ar an dóigh a gcruthaítear an t-ombudsman, ní mór do gach seirbhís ombudsman critéir Chumann na nOmbudsman a chomhlíonadh: Neamhspleáchas; Cothroime; Éifeachtúlacht, Oscailteacht & Trédhearcacht; agus Cuntasacht.

Na rialacha nach mór do sheirbhís ombudsman a leanúint ó thaobh a dhlínse agus a chumhachtaí, leagtar amach iad sa reachtaíocht faoinar bunaíodh an tseirbhís sin agus/nó i ndoiciméid rialachais eile.

Ní mór do gach comhalta de Chumann na nOmbudsman na critéir seo a leanas a chomhlíonadh: Neamhspleáchas; Cothroime; Éifeachtúlacht, Oscailteacht & Trédhearcacht; agus Cuntasacht.

Ina theannta sin, ní mór dóibh a gcaighdeáin seirbhíse a fhoilsiú agus tuarascáil a thabhairt ina leith. Tá an dea-chleachtas, mar a fheictear dúinne é, leagtha amach inár gCreat Caighdeán Seirbhíse. 

Tá cosaintí i bhfeidhm sa Ríocht Aontaithe agus in Éirinn maidir le conas agus cathain is féidir le heagraíocht an teideal ‘ombudsman’ a úsáid.

Sa Ríocht Aontaithe, ní féidir le cuideachta úsáid a bhaint as an téarma cosanta ‘ombudsman’ mura gceadaíonn Teach na gCuideachtaí (Osclaítear i dtáb nua) dóibh é sin a dhéanamh agus  leagtar amach sa Treoir ó Oifig Comh-Aireachta na Ríochta Aontaithe Guidance for government departments on setting up Ombudsman schemes (Osclaítear i dtáb nua) cén uair is cuí do chomhlacht poiblí úsáid a bhaint as an teideal ‘ombudsman’. Sa dá chás, aithnítear gurb ionann critéir bhallraíochta Chumann na nOmbudsman agus an dea-chleachtas.

In Éirinn, leis an Acht Ombudsman (Leasú), 2012, (Osclaítear i dtáb nua) ní ceadmhach an teideal ‘ombudsman’ a úsáid mura n-údaraíonn an tOireachtas é agus ceanglaítear ar an Aire ábhartha dul i gcomhairle le hOifig an Ombudsman maidir le haon togra ina moltar an teideal sin a úsáid.

Is gné lárnach de chritéir Chumann an Ombudsman gur chóir do sheirbhísí ombudsman a bheith cuntasach sa tseirbhís a sholáthraíonn siad. Ag brath ar an earnáil agus ar an tír ina bhfeidhmíonn siad, d’fhéadfaidís a bheith cuntasach do pharlaimint (trí Choiste a dhéanann grinnscrúdú ar a bhfeidhmíocht), do rialtóir, nó do roinn rialtais. 

Foilsíonn seirbhísí ombudsman tuarascálacha agus cuntais bhliantúla ina leagtar amach an chaoi ar éirigh leo de réir a gcaighdeán seirbhíse. Bíonn de dhualgas orthu freisin faisnéis a fhoilsiú sa tuarascáil sin maidir le haon ghearáin faoina seirbhís féin, nó maidir le dúshláin dlí ina n-aghaidh, agus maidir leis na feabhsúcháin atá curtha i gcrích acu dá bharr.

Tá próiseas i bhfeidhm ag comhaltaí uile Chumann an Ombudsman faoinar féidir leat gearán a dhéanamh faoin leibhéal seirbhíse a fuair tú. Tá faisnéis faoin bpróiseas sin agus faoin gcaoi le teacht air le fáil go poiblí ar shuíomhanna gréasáin na seirbhísí éagsúla ombudsman.

Níl aon ról ag Cumann an Ombudsman sna gníomhaíochtaí ná sa tseirbhís a sholáthraíonn baill an Chumainn ó lá go lá ná ní dhéileálann an Cumann le gearáin faoi sheirbhís ná faoi chinntí na n-ombusman aonair.

Ós rud é gurb é an t-ombudsman an chéim dheiridh den phróiseas gearán, ní féidir achomharc a dhéanamh in aghaidh cinneadh a dhéanann an t-ombudsman. Más comhlacht poiblí é an t-ombudsman is féidir agóid a dhéanamh i gcoinne cinneadh críochnaitheach a dhéanann sé trí phróiseas ar a dtugtar Athbhreithniú Bhreithiúnach. In earnáil na dtomhaltóirí/san earnáil phríobháideach, tá de cheart agat i gcónaí mar thomhaltóir gnólacht a thabhairt chun na cúirte mura bhfuil tú sásta leis an gcinneadh deiridh ó ombudsman.  Tá tuilleadh faisnéise sa Bhunachar Cásdlí (Osclaítear i dtáb nua) i dtaobh cathain a rinneadh agóidí i gcoinne cinntí ombudsman trí bhíthin athbhreithniú breithiúnach.

Is cineál ‘breithiúnas fiosrúchánach’ iad seirbhísí ombudsman agus tá buntáistí suntasacha ag ombudsman ar chineálacha eile breithiúnais nó idirghabhála a mheastar a bheith ‘simplí’. Maidir le seirbhísí ombudsman:

• Bíonn saorchead ag an bpobal iad a úsáid, gan táille;
• Cuireann siad comhairle agus treoir ar fáil don phobal;
• Bíonn cur chuige fiosrúchánach acu le linn imscrúdú a dhéanamh, agus lorgaíonn siad tuilleadh faisnéise agus fianaise nuair is gá;
• Déanann siad moltaí i dtaobh feabhas a chur ar an soláthar seirbhíse, de bhreis ar an díospóid aonair a réiteach;
• Bíonn ar a gcumas aghaidh a thabhairt ar dheacrachtaí córasacha san earnáil trí chéile; agus
• Comhroinneann siad sonraí agus faisnéis lena n-úsáid ag lucht déanta beartas, ag an bpobal, agus ag comhlachtaí rialála agus forfheidhmithe.

Cé nach bhfuil aon cháilíocht fhoirmiúil de dhíth chun go mbeadh cás-oibrithe in ann oibriú i seirbhís ombudsman, leagtar amach inár gCreat Inniúlachtaí do Chás-oibrithe na príomhinniúlachtaí is gá a bheith ag cás-oibrithe, dar linn, ionas go mbeadh rath ar a gcuid oibre.

Forbraíodh an Creat tar éis próiseas mionsonraithe taighde agus comhairliúcháin agus tá samhail ann is féidir lenár mbaill a úsáid chun an dea-chleachtas a leabú ina n-eagraíocht féin.

Mae ombwdsmon yn wasanaeth annibynnol sy'n ymchwilio i gwynion ac yn eu datrys. Mae cynlluniau ombwdsmon yn rhad ac am ddim i'w defnyddio ac yn ddiduedd yn eu hymchwiliadau – felly dydyn nhw ddim yn cymryd ochrau. Maen nhw'n gwneud penderfyniadau ar sail yr hyn sy'n deg.

Yn ogystal â sicrhau camau gwneud iawn ar ran unigolyn, mae ombwdsmon hefyd yn nodi unrhyw broblemau systemig ac yn rhoi adborth i helpu i wella gwasanaethau ac ymdrin â chwynion.

Mae gwahanol gynlluniau ombwdsmon yn cwmpasu gwahanol sectorau.

Gallwch ddod o hyd i ba ombwdsmon all eich helpu chi yn Dod o hyd i Ombwdsmon.

Mae ombwdsmon bob amser yn rhad ac am ddim i aelodau o'r cyhoedd. Maen nhw'n cael eu harian naill ai gan y senedd neu o drethi ar fusnesau o dan eu hawdurdodaeth.

Mae gan wahanol gynlluniau ombwdsmon bwerau gwahanol. Mae gan bob cynllun ombwdsmon y pŵer i ymchwilio i gwynion a gwneud penderfyniadau arnynt. Gallai eu penderfyniadau gynnwys argymhellion i ymddiheuro, i newid prosesau neu weithdrefnau, neu i dalu iawndal am drallod ac anghyfleustra. Fel arfer bydd gan ombwdsmon bwerau i orfodi sefydliadau i ddarparu gwybodaeth a'r pŵer i rannu gwybodaeth berthnasol gyda rheoleiddwyr, yr heddlu, a chyrff gorfodi eraill os bydd angen.

Er nad yw cynlluniau ombwdsmon yn gyrff rheoleiddio na gorfodi, bydd gan rai cynlluniau ombwdsmon y gallu i sicrhau bod eu penderfyniadau'n cael eu gorfodi drwy'r Llysoedd. Yn fwyfwy, mae gan gynlluniau ombwdsmon y pŵer i bennu safonau ar gyfer ymdrin â chwynion yn eu sector ac mae'n arfer gorau iddyn nhw feddu ar y pŵer i ddechrau eu hymchwiliad eu hunain, yn hytrach nag aros i gŵyn gael ei gwneud.

Mae'r penderfyniadau a wneir gan gynlluniau ombwdsmon sy'n ymdrin â chwynion am fusnesau preifat yn gyfreithiol rwymol, os yw'r achwynydd yn derbyn y penderfyniad. Os nad yw'r achwynydd yn derbyn penderfyniad yr ombwdsmon, gall fynd ar drywydd y mater yn y Llys yn lle hynny.

Nid yw'n arferol i argymhellion cynlluniau ombwdsmon sy'n ymdrin â chwynion am wasanaethau cyhoeddus fod yn gyfrwymol. Fel arfer, caiff dros 99% o'r argymhellion hynny eu derbyn. Os na chânt eu derbyn, fel arfer mae gan ombwdsmon bŵer i'w adroddiad gael ei ystyried gan y senedd. Mae hyn yn caniatáu i'r senedd gyflawni eu dyletswydd o graffu ar y llywodraeth a'u dwyn i gyfrif.    

Mae pa ombwdsmon all eich helpu chi yn dibynnu ar ba wlad rydych chi'n byw ynddi a pha sector mae eich cwyn yn ymwneud â hi.  Gallwch ddod o hyd i ba ombwdsmon all eich helpu chi yn Dod o hyd i Ombwdsmon.

Fel arfer, mae tair ffordd o greu cynlluniau ombwdsmon:

1. Caiff cynllun ombwdsmon ei greu gan y senedd drwy ddeddfwriaeth, sy'n rhoi awdurdodaeth orfodol iddyn nhw dros sector penodol, er enghraifft Gwasanaeth Ombwdsmon Ariannol y DU, Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, neu'r Ombwdsmon Seneddol a Gwasanaeth Iechyd.

2. Nodir gofyniad i sector penodol gael ei gwmpasu gan ombwdsmon mewn deddfwriaeth ond ni chaiff sefydliad penodol ei greu. Nid yw cynlluniau ombwdsmon sy'n gweithredu yn y sectorau hynny, megis yr Ombwdsmon Eiddo neu'r Ombwdsmon Ynni, yn gyrff statudol ond maen nhw'n seiliedig ar ddeddfwriaeth.

3. Sefydlir cynllun ombwdsmon gwirfoddol mewn sector, yn aml gyda chymorth cymdeithas fasnach neu gorff diwydiant, er enghraifft yr Ombwdsmon Moduron, yr Ombwdsmon Dodrefn a Gwella Cartrefi, neu'r Ombwdsmon Dyfrffyrdd.

Ni waeth sut y caiff yr ombwdsmon ei greu, rhaid i bob cynllun ombwdsmon fodloni meini prawf Cymdeithas yr Ombwdsmyn sef: Annibyniaeth; Tegwch; Effeithiolrwydd, Bod yn Agored a Thryloyw; ac Atebolrwydd.

Bydd y rheolau y mae'n rhaid i ombwdsmon eu dilyn o ran eu hawdurdodaeth a'u pwerau yn cael eu nodi yn eu deddfwriaeth a / neu ddogfennau llywodraethu eraill.

Mae'n rhaid i bob aelod o Gymdeithas yr Ombwdsmyn fodloni ein meini prawf: Annibyniaeth; Tegwch; Effeithiolrwydd, Bod yn Agored a Thryloyw; ac Atebolrwydd. [hyperddolen i feini prawf y Swyddfa OA]

Rhaid iddynt hefyd gyhoeddi eu safonau gwasanaeth ac adrodd yn unol â'r safonau hynny. Mae'r hyn a ystyriwn yn arfer gorau wedi'i nodi yn ein Fframwaith Safonau Gwasanaeth. 

Mae camau diogelwch ar waith yn y DU ac yn Iwerddon o ran sut a phryd y gall sefydliad ddefnyddio'r term 'ombwdsmon'.

Yn y DU, ni all cwmni ddefnyddio'r term gwarchodedig 'ombwdsmon' oni bai y caniateir iddo wneud hynny gan Dŷ'r Cwmnïau (yn agor mewn tab newydd) ac mae canllawiau Swyddfa Gabinet y DU Guidance for government departments on setting up Ombudsman schemes (yn agor mewn tab newydd) yn nodi pan fo'n briodol i gorff cyhoeddus ddefnyddio'r teitl 'ombwdsmon'. Mae'r ddau yn cydnabod bod meini prawf aelodaeth Cymdeithas yr Ombwdsmyn yn cynrychioli arfer gorau.

Yn Iwerddon, mae'r Ddeddf Diwygio Ombwdsmyn 2012 (yn agor mewn tab newydd) yn gwahardd defnyddio'r teitl 'ombwdsmon' oni bai ei fod wedi'i awdurdodi gan yr Oireachtas ac yn ei gwneud yn ofynnol i'r Gweinidog perthnasol ymgynghori â Swyddfa'r Ombwdsmon ar unrhyw gynnig i'w ddefnyddio.

Un o brif agweddau ar feini prawf Cymdeithas yr Ombwdsmyn yw y dylai ombwdsmon fod yn atebol am y gwasanaeth y mae'n ei ddarparu. Gan ddibynnu ar y sector a'r wlad y maent yn gweithredu ynddi, gall atebolrwydd fod i senedd (drwy Bwyllgor sy'n craffu ar eu perfformiad), i reoleiddiwr, neu i adran o'r llywodraeth. 

Mae cynlluniau ombwdsmon yn cyhoeddi adroddiadau a chyfrifon blynyddol sy'n nodi sut maen nhw wedi perfformio yn erbyn eu safonau gwasanaeth. Mae hefyd yn ofynnol iddyn nhw gyhoeddi gwybodaeth yn yr adroddiad hwnnw am unrhyw gwynion am eu gwasanaeth nhw eu hunain, neu heriau cyfreithiol yn eu herbyn, a pha welliannau y maen nhw wedi'u gwneud o ganlyniad.

Bydd gan bob aelod o Gymdeithas yr Ombwdsmyn broses y gallwch ei defnyddio i gwyno am lefel y gwasanaeth a gawsoch. Bydd gwybodaeth am y broses honno a sut i'w defnyddio ar gael i'r cyhoedd ar eu gwefan.

Nid oes gan Gymdeithas yr Ombwdsmyn rôl yn y gweithgareddau na'r gwasanaeth a ddarperir gan ein haelodau o ddydd i ddydd ac nid yw'n ymdrin â chwynion am eu gwasanaeth na'u penderfyniadau.

Gan mai ombwdsmon yw cam olaf y broses gwyno, ni ellir 'apelio' yn erbyn eu penderfyniadau. Os yw'r ombwdsmon yn gorff cyhoeddus gellir herio ei benderfyniad terfynol drwy broses yr Adolygiad Barnwrol. Yn y sector defnyddwyr / preifat, rydych bob amser yn cadw eich hawliau defnyddwyr i fynd â'r busnes i'r Llys yn lle hynny os ydych yn anfodlon â phenderfyniad terfynol ombwdsmon. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth ynghylch pryd y cafodd penderfyniadau’r ombwdsmon eu herio trwy adolygiad barnwrol yn y Gronfa Ddata Cyfraith Achosion (yn agor mewn tab newydd).

Math o 'ddyfarnu ymchwiliol' yw cynlluniau Ombwdsmyn ac mae gan ombwdsmon fudd sylweddol dros fathau 'syml' eraill o ddyfarnu neu gyfryngu. Mae cynlluniau ombwdsmon:

• Yn rhad ac am ddim i'r cyhoedd eu defnyddio;
• Yn cynnig cyngor a gwybodaeth gyfeirio i'r cyhoedd;
• Yn cymryd ymagwedd ymchwiliol, gan geisio gwybodaeth a thystiolaeth bellach pan fo angen;
• Yn gwneud argymhellion ar gyfer gwella'r gwasanaethau a ddarperir, y tu hwnt i ddatrys yr anghydfod unigol yn unig;
• Yn gallu mynd i'r afael â phroblemau systemig ar draws y sector; ac 
• Yn rhannu data a gwybodaeth i'w defnyddio gan lunwyr polisi, y cyhoedd a chyrff rheoleiddio a gorfodi.

Er nad oes angen cymwysterau ffurfiol ar gyfer gweithwyr achos mewn cynllun ombwdsmon, mae ein Fframwaith Cymwyseddau Gweithwyr Achos  yn nodi'r galluoedd allweddol y credwn y dylai gweithwyr achos feddu arnyn nhw i fod yn llwyddiannus.

Datblygwyd y Fframwaith yn dilyn ymarfer ymchwil ac ymgynghori manwl ac mae'n cynnig model y gall ein haelodau ei ddefnyddio i ymgorffori'r arferion gorau yn eu sefydliad.